Klokkenluidersregeling

Wist je dat in Nederland een klokkenluidersregeling bestaat die individuen de kans biedt om misstanden en onregelmatigheden aan het licht te brengen? Het betreft een intern meldingskanaal en -procedure, zodat medewerkers een klacht of wantoestand kunnen melden met voldoende garanties op het vlak van onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid, opvolging & gegevensbescherming.

Bij Ormit Talent omarmen we deze regelgeving met open armen. We geloven in een cultuur waarin transparantie, eerlijkheid en integriteit centraal staan. Want we geloven dat het de sleutel is tot een gezonde en veilige werkomgeving.

Onze klokkenluiderregeling is ontworpen om jouw identiteit te beschermen en ervoor te zorgen dat meldingen onderzocht worden. De klokkenluidersregeling is van toepassing op alle werknemers van Ormit Talent in België en Nederland, evenals andere personen die handelen met of advies geven aan Ormit Talent.

Vermoed je of ben je getuige van ernstige inbreuken? Meld ze dan via het emailadres whistleblower@ormittalent.nl

Jouw IP-adres wordt niet opgeslagen

Je krijgt binnen de 7 dagen een ontvangstmelding

De meldpunt-coördinator Klokkenluidersregeling zal jouw melding direct en discreet in behandeling nemen, met garantie op feedback binnen de 3 maanden

Introductie

Ormit Talent streeft er naar om er zeker van te zijn dat iedereen op alle locaties, alle managers en werknemers altijd handelen naar de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, het bedrijfsreglement en de regels van de verschillende autoriteiten.

De klokkenluidersregeling van Ormit Talent is er op gericht om de nakoming te ondersteunen met de toepasselijke wet- en regelgeving, de integriteit in het financiële beheer, een gezondere en veiligere werkomgeving en een effectieve bedrijfsvoering.

Ormit Talent wil er voor zorgen dat alle werknemers, evenals andere personen die handelen met of advies geven aan Ormit Talent worden aangespoord melding te maken zonder het risico van represaille en met de wetenschap dat alle meldingen vertrouwelijk worden behandeld en onmiddellijk worden onderzocht.

De klokkenluidersregeling is van toepassing op alle werknemers van Ormit Talent in Nederland en België.

Wat is een klokkenluider?

Klokkenluiders steken hun nek uit door maatschappelijke misstanden aan de kaak te stellen. Denk daarbij aan fraude, belangenverstrengeling en mismanagement. Een klokkenluider trekt niet aan de bel om er zelf beter van te worden. Hij of zij treedt bewust naar buiten, omdat hij of zij de maatschappij wil waarschuwen voor acute of dreigende misstanden.

Wat zou je moeten melden?

Een melding van vermoede onregelmatigheden moet onafhankelijk, in vertrouwen en gerelateerd aan een van de volgende kwesties of gedragingen worden ingediend:

Gedrag dat corrupt, oneerlijk of frauduleus is

Een (dreigende) overtreding van de grenzen van een autoriteit of het

Bedrijfsreglement

(Dreiging van) criminele activiteiten of schending van wet- en of regelgeving

Een (potentieel) gevaar voor de gezondheid en veiligheid van klanten of werknemers

of een (potentieel) gevaar voor het milieu

Diefstal of fraude

Doelbewust foutief informeren of valse verklaringen afgeven aan het management,

interne of externe auditor of overheidsinstanties

Ongepaste rekeningen, financiële rapportering of interne controles

Wanbestuur of misbruik van gezag

Gedrag dat schadelijk is voor Ormit Talent

Bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over kwesties of

gedragingen

De klokkenluidersregeling mag enkel gebruikt worden voor meldingen te goeder trouw, dus hou alstublieft rekening met het beschermen van onze cultuur van vertrouwen, integriteit en dialoog. Deze klokkenluidersregeling is niet bedoeld om onze “open deur politiek” te vervangen. Je kan steeds terecht voor een gesprek bij je manager of bij de vertrouwenspersonen van Ormit Talent!

Hoe een melding doen?

Eerst intern melden

Heb je het idee dat er iets mis is op de werkvloer? Kaart dit dan eerst intern aan. In de wet staat dat je éérst intern een melding moet doen, voordat je verdere stappen onderneemt. Doe je dat niet, dan is de kans groot dat een externe instantie je ook niet verder kan helpen met het onderzoeken van de situatie. Het vermoeden dient gebaseerd te zijn op redelijke gronden en er dient een maatschappelijk belang in het geding te zijn.

We stimuleren de melding in eerste instantie bij je eigen manager te doen. Als dit niet goed voelt kan de zaak uiteraard altijd gemeld worden bij 1 van de aangewezen vertrouwenspersonen binnen Ormit Talent, nl. Ingrid Bouma (Ingrid.bouma@ormittalent.nl) of onze externe vertrouwenspersoon Mirjam Smit (info@humanresults.nl).

Incidenten kunnen schriftelijk gemeld worden via het speciaal daarvoor in het leven geroepen mailadres: whistleblower@ormittalent.nl. De meldpunt-coördinator Klokkenluidersregeling is Patty Haans, oud-vertrouwenspersoon binnen Ormit Talent. Zij is als enige medewerker gekoppeld aan dit emailadres. De ontvangst van deze melding zal binnen zeven dagen na ontvangst door haar bevestigd worden.

Wat dient er in een melding te staan om de melding op een vlotte manier te kunnen behandelen en opvolgen:

Je relatie tot Ormit Talent (werknemer, kandidaat, stagiaire, ….);

Hoe we je kunnen bereiken;

Geef aan of je toestemming geeft om je identiteit bekend te maken aan anderen dan de personen die bevoegd zijn om je melding op te volgen;

Welke schending je wil melden;

Geef een duidelijke omschrijving van de schending (wie, wat, waar, wanneer, …);

Wat is jouw rol ten opzichte van die schending (getuige, slachtoffer, …)

Mogelijke bewijzen die je hebt over de schending.

Extern melden

Er kan natuurlijk een situatie zijn waarin je onmogelijk eerst intern een melding wil doen. In zo’n uitzonderlijk geval is het belangrijk dat je het Huis voor klokkenluiders (Home | Huisvoorklokkenluiders) inschakelt. Zij kunnen je vertrouwelijk adviseren over de manier waarop je dit het beste kan aanpakken.

Afhandeling van een melding

Wat gebeurt er na een melding?

Alle meldingen in het kader van dit beleid worden onderzocht met als doel het vinden van bewijs dat de melding van de klokkenluider bevestigt of weerlegt. Het onderzoeksteam bestaat uit Patty Haans en de HR Manager van Ormit Talent.
Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld. De vertrouwelijkheid zal voor zover mogelijk worden gehandhaafd, dit hangt samen met de noodzaak om een adequaat onderzoek uit te voeren, naar aanleiding van de melding en de privacy wet. Bovendien heeft de werknemer de mogelijkheid om aan te geven dat zijn melding vertrouwelijk behandeld dient te worden.

Zo snel als redelijkerwijs mogelijk, maar in ieder geval binnen 3 maanden, zal het onderzoek van de melding afgerond worden en de klokkenluider worden ingelicht. Wanneer het onderzoek niet binnen 3 maanden is afgerond, wordt de klokkenluider geïnformeerd over de verwachte afrondingsdatum. Daarnaast is het mogelijk dat er om additionele informatie wordt gevraagd.

Eenieder die beschuldigd wordt, indien geïdentificeerd, wordt zo snel als praktisch mogelijk geïnformeerd over de melding en de mogelijkheid worden geboden om hier op te reageren.

Wanneer een melding vals blijkt te zijn, zullen de bevindingen worden weergegeven. Ormit Talent zet zich in voor de rectificatie van enige beschuldiging zover dit mogelijk is gelet op de omstandigheden.

Wat gebeurt er wanneer een melding anoniem is?

Ormit Talent stimuleert haar werknemers om eventuele problemen of gedragingen in het kader van deze klokkenluidersregeling rechtstreeks en openlijk te melden. Als er geen andere optie mogelijk is, kan de kwestie anoniem worden gemeld. Ormit Talent zal ook alle anonieme meldingen onderzoeken. Echter, het is mogelijk dat dit het onderzoek kan belemmeren of compliceren omdat het onmogelijk is de klokkenluider te bereiken voor aanvullende informatie waardoor er mogelijk geen passende maatregel wordt genomen.

Klokkenluiderbescherming

Ormit Talent doet haar uiterste best om klokkenluiders te beschermen tegen represailles. Meldingen zullen gevoelig, discreet en vertrouwelijk behandeld worden binnen de mate van het mogelijke gelet op de omstandigheden en de grenzen van de wet. Over het algemeen betekent dit dat de meldingen alleen gedeeld zullen worden met zij die daarvan op de hoogte dienen te zijn zodat Ormit Talent een effectief onderzoek kan voeren, bepalen welke actie moet worden ondernomen ten gevolge van dit onderzoek en in voorkomende gevallen met tussenkomst van wetshandhavers.

Elke werknemer die een kwestie te goeder trouw meldt of deelneemt aan een onderzoek naar een melding (en niet betrokken blijkt te zijn bij de kwestie of de melding) zal niet worden gestraft of persoonlijk worden benadeeld als gevolg van deze participatie (bijv. doorintimidatie, discriminatie, degradatie of ontslag). Deze bescherming geldt niet alleen tijdens maar ook na de behandeling van de melding. De klokkenluider moet wel zorgvuldig hebben gehandeld en te goeder trouw zijn.

Een werknemer die gelooft dat ze wordt gestraft vanwege zijn of haar status van klokkenluider of van deelnemer aan het onderzoek van een melding, moet dit onmiddellijk melden. Elke manager of werknemer die een werknemer blijkt te hebben ontslagen, gedegradeerd, lastiggevallen, gediscrimineerd, of op enige andere manier wraak neemt tegen een klokkenluider of een deelnemer aan een onderzoek van een melding door een klokkenluider zal worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen waarbij ontslag tot de mogelijkheden behoort.

Klokkenluiders moeten voldoende voorzichtigheid aan de dag leggen om ongefundeerde beschuldigingen te vermijden. Beweringen die niet gefundeerd zijn en te kwader trouw werden geuit, kunnen aanleiding geven tot disciplinaire acties.